De vertrekkende medewerker in de zorg
Offboarding is een onderdeel dat vaak over het hoofd wordt gezien in de zorg, maar van cruciaal belang is voor zowel de vertrekkende medewerker als de zorgorganisatie. In dit artikel gaan we in op het belang en de uitvoering van een goede offboarding van zorgmedewerkers.
Wat is offboarding?
Wanneer een vertrekkende medewerker besluit zijn werkverband bij een zorgorganisatie te beëindigen, gaat het offboarding proces van start. Dit is niet alleen een administratieve taak. Op een waardevolle, gestructureerde manier afscheid nemen en het dienstverband ontbinden kent verschillende cruciale stappen en verantwoordelijken binnen de organisatie.
Het verschil met onboarding is duidelijk. Terwijl onboarding zich richt op het verwelkomen en integreren van nieuwe medewerkers, zorgt offboarding ervoor dat vertrekkende medewerkers de organisatie verlaten met een positieve werkervaring.
Het belang van offboarding
Een goed georganiseerd offboardingproces is niet alleen gunstig voor de vertrekkende werknemer, maar ook voor de organisatie.
Positieve ervaring voor vertrekkende medewerkers
Een medewerker die de organisatie verlaat met een positief gevoel, zal eerder geneigd zijn om de organisatie aan te bevelen bij anderen. Dit kan leiden tot positieve mond-tot-mondreclame en zelfs tot het aantrekken van nieuw talent in de toekomst.
Bijdrage aan een positief imago van de organisatie
Een gestructureerd offboardingproces laat zien dat de organisatie waarde hecht aan elke medewerker, ongeacht of ze blijven of gaan. Dit draagt bij aan het opbouwen van een positieve reputatie in de branche. De organisatie kan lessen leren uit het vertrek en daarnaast een waardevolle ambassadeur afleveren aan het werkveld.
Invloed op het team en lopende werkzaamheden
Het vertrek van een medewerker kan invloed hebben op de werkvloer en de dynamiek van het team. De medewerker die met een goed offboardingproces weggaat kan met een goed gevoel de deur dichttrekken en veroorzaakt geen onrust op de werkvloer in de laatste weken en dagen. Een goed offboardingproces zorgt immers voor een soepele overgang, minimaliseert verstoringen en zorgt ervoor dat het team goed is voorbereid op de veranderingen.
Offboarding programma en checklist
Het opzetten van een offboarding programma en het opstellen van een bijbehorende checklist is essentieel om ervoor te zorgen dat geen enkel detail over het hoofd wordt gezien. Het begint met goede planning en omvat verschillende stappen met wisselende verantwoordelijken.
Belang van goede planning
Een vroegtijdige planning zorgt ervoor dat zowel de organisatie als de vertrekkende medewerker voldoende tijd hebben om alle noodzakelijke stappen te doorlopen. Het zorgt ook voor een gestructureerd en georganiseerd proces dat aan alle behoeften voldoet. Om dit te stimuleren is openheid naar en van medewerkers essentieel: zo zal een medewerker eerder geneigd zijn vertrek bijtijds aan te kondigen.
Overdracht van kennis en verantwoordelijkheden
Het is essentieel om ervoor te zorgen dat alle kennis en verantwoordelijkheden van de vertrekkende medewerker worden overgedragen aan de juiste personen binnen de organisatie. Hiervoor moet de medewerker en/of de teamleider een overzicht maken van werkzaamheden en lopende projecten. Aan HR en teamleiding vervolgens de taak om werk her te verdelen of vacatures uit te zetten.
Administratieve zaken en afronding van projecten
Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat alle administratieve zaken, zoals het inleveren van bedrijfsmiddelen en het afronden van eventuele salariszaken, wordt gepland en gewaarborgd.
Communicatie tijdens offboarding
Communicatie is de sleutel tot een succesvol offboardingproces. Het is essentieel om ervoor te zorgen dat het team goed is voorbereid op het vertrek van de medewerker en dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van de veranderingen. Daarnaast wil je ook in de laatste maanden, weken en dagen goed in gesprek blijven met je medewerker. Wat gaat er goed tijdens de offboarding, wat kan er beter?
Voorbereiding van het team op het vertrek van de medewerker
Het team moet tijdig op de hoogte worden gebracht van het vertrek van de medewerker. Niet alleen vanuit procesoogpunt, ook vanuit de sociale betrokkenheid. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: wie brengt de boodschap van vertrek, welk perspectief biedt dit op toekomstige verdeling in het team etc.
Kennisoverdracht en coördinatie van overgangstaken
Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat alle kennis en verantwoordelijkheden van de vertrekkende medewerker worden overgedragen aan de juiste personen binnen de organisatie. Om dit te borgen wil je voldoende tijd inruimen in agenda's om de ruimte te geven aan de communicatie.
In gesprek met je teamlide
De communicatie binnen het team is belangrijk, maar ook de 1-op-1 communicatie met je medewerker speelt een grote rol in effectieve en plezierige offboarding. Zorg dat je regelmatig incheckt bij je medewerker om te kijken in welke fase de offboarding zich bevindt.
Exitgesprek en feedback
Het exitgesprek is een cruciale stap in het offboardingproces. Het biedt de vertrekkende medewerker de mogelijkheid om feedback te geven en de organisatie de kans om te leren en te verbeteren.
Belang van het verzamelen van feedback
Feedback van vertrekkende medewerkers is van onschatbare waarde. Het biedt inzichten die kunnen worden gebruikt om processen te verbeteren en de employee experience voor toekomstige medewerkers te verbeteren. De vertrekkende werknemer zal sneller eerlijk zijn dan zittende medewerkers; maak hier gebruik van!
Het exitgesprek biedt organisaties de mogelijkheid om te leren van de ervaringen van vertrekkende medewerkers. Dit kan leiden tot verbeteringen in processen, beleid en de algehele werkomgeving.
Praktische stappen en checklists
Een gestructureerd offboardingproces vereist praktische stappen en checklists om ervoor te zorgen dat geen enkel detail over het hoofd wordt gezien.
Bereid het team voor
Het is essentieel om ervoor te zorgen dat het team goed is voorbereid op het vertrek van de medewerker. Dit omvat stappen zoals het informeren van het team, het coördineren van overgangstaken en het zorgen voor een soepele overdracht van verantwoordelijkheden. Het is essentieel om ervoor te zorgen dat alle kennis en verantwoordelijkheden van de vertrekkende medewerker worden overgedragen aan de juiste personen binnen de organisatie. Dit zorgt voor continuïteit en minimaliseert verstoringen.
Verzamel papierwerk en bedrijfseigendommen
Alle bedrijfseigendommen, zoals laptops, telefoons en toegangspassen, moeten worden verzameld. Alle administratieve zaken, zoals het afronden van projecten en het inleveren van vakantiedagen, moeten ook worden afgehandeld.
Voer het exitgesprek en verzamel feedback
Het exitgesprek biedt de vertrekkende medewerker de mogelijkheid om feedback te geven en de organisatie de kans om te leren en te verbeteren. Zorg voor een rustige setting en neem de tijd om je werknemer de hand te schudden na zijn of haar dienstverband.
Bonus - Welke vragen rondom offboarding kan je jezelf stellen als (HR) manager?
- Hoe kan ik het offboardingproces in mijn zorginstelling verbeteren om zowel de vertrekkende medewerker als het resterende team te ondersteunen?
- Welke feedback hebben eerdere vertrekkende medewerkers gegeven en hoe kan ik deze inzichten gebruiken om het offboardingproces te optimaliseren?
- Hoe kan ik ervoor zorgen dat de kennis en ervaring van vertrekkende medewerkers behouden blijft voor de organisatie en op een effectieve manier wordt overgedragen?
