Inwerken (ook wel onboarding genoemd) van nieuwe zorgmedewerkers is cruciaal voor een gezonde zorginstelling. Je hebt het waarschijnlijk al druk genoeg gehad rondom de sollicitatieprocedure, maar met het aantrekken, selecteren en aannemen van talentvolle zorgprofessionals ben je er nog niet. Je wilt ze ook goed laten landen binnen je organisatie. Dus hieronder 12 tips om je te helpen bij het inwerken van een nieuwe collega in de zorg.
Voordat je verder gaat met de 12 tips hieronder, even een korte heads-up! We hebben net een tool gemaakt om te evalueren of je bestaande inwerkdocumenten—denk aan documenten als een personeelshandboek of een verzuimprotocol—werkbaar zijn om een persoonlijke inwerkmodule te maken voor je organisatie! Probeer hem nu tijdelijk hieronder uit.
(en nu weer verder met de 12 tips!)
Stem verwachtingen af
Zijn je nieuwe collega en jij helder over wat jullie van elkaar verwachten? Denk aan vragen als:
- Waar is hij of zij verantwoordelijk voor?
- Wat mag hij of zij van jou verwachten?
- Bij wie moet hij of zij zijn met vragen?
Dit zijn vragen die al op of vóór de eerste werkdag helder beantwoord moeten zijn. Er zijn zeker nog meer vragen en verwachtingen die specifiek zullen zijn voor jouw zorgorganisatie. Zorg ervoor dat je een deel van die van te voren kunt beantwoorden. En voor de vragen die later komen, is er een buddy!
Zorg voor een 'buddy' of vaste begeleider
Die nieuwe collega, hoe talentvol ook, zal tegen dingen aanlopen. Misschien gaan een aantal verpleegtechnische handelingen net wat anders bij jullie of gebruiken jullie een ander systeem om data in te voeren. Het maakt niet uit wat het is, maar hoogstwaarschijnlijk wil je niet dat je nieuwe collega met alle vragen bij jou of andere leidinggevenden komt, je hebt het druk genoeg.
Dus wat je kan doen is je nieuwe werknemer koppelen aan een buddy tijdens de inwerkperiode. Het liefst iemand die al een tijdje in je organisatie zit, die weet waar ze je nieuwe collega naartoe kan verwijzen of kan helpen. Iemand die weet hoe de interne communicatie verloopt en die de nieuweling kan begeleiden.
Zorg ervoor dat je nieuwe collega zich erbij voelt horen
Als jij de persoon bent die je nieuwe collega heeft aangenomen, dan zal jij waarschijnlijk ook het meeste contact hebben gehad met hem of haar. Het is fijn als je dan een brug kan bouwen tussen je huidige team en je nieuwe collega. Bereid je team voor, prijs je nieuwe collega en laat concreet weten hoe je team hun nieuwe collega kan ontvangen (en geef daar ook tijd en ruimte voor). Laat je nieuwe medewerker zich voorstellen aan het team op een moment dat de kans klein is dat er piepers afgaan, zodat er tijd is om écht even "hallo" te zeggen.
.png)
Regel vooraf alle faciliteiten
Inwerken begint al voor de eerste werkdag. Wat je wilt is dat je nieuwe medewerkers zich kunnen verbinden met je team. Je wilt absoluut niet dat ze dagen bezig zijn met IT-rompslomp omdat ze nog geen login hebben, of dat ze geen pasje hebben of dat ze geen kluisje beschikbaar hebben, om maar wat te noemen. Vooral als het gaat om de eerste werkdagen is het fijn dat je nieuwe collega ziet dat alle randvoorwaarden op orde zijn.
Begin op tijd met het inwerken van nieuwe collega's
De eerste werkdag is, in principe, later dan ideaal om te beginnen met inwerken van een nieuwe medewerker. Het is handig om al eerder te beginnen, in wat je 'preboarding' kan noemen.
Wat je bijvoorbeeld kan doen is je net aangenomen zorgprofessional uitnodigen op een teamuitje. Het niet hebben van inhoudelijke werk verantwoordelijkheden op zo’n dag zorgt er voor je team voor dat ze echt even kunnen verbinden met je nieuwe collega.
Zorg voor goede gewoonten
De bedrijfscultuur binnen je team of organisatie is, zoals bij elke groep mensen, opgebouwd uit formele en informele regels. Die 'huisregels' zijn belangrijk voor je nieuwe medewerkers om te volgen, anders voelen ze zich niet deel van de cultuur. Een deel van die normen en waarden zal hij of zij misschien al volgen (anders had je ze niet aangenomen, toch?) maar een deel is handig om te laten weten. Vertel ze een beetje over jullie organisatiecultuur in een ontspannen setting, of nog beter; laat gewoon het goede voorbeeld zien.
Stel een informatiepakket op voor je nieuwe medewerker
Wat wil je eigenlijk dat je nieuwe collega allemaal weet voordat ze beginnen met werken? Zijn er ‘key’ stukjes info die ze echt moeten weten? Zo ja, maak een infopakket (die je gemakkelijk kan updaten voor volgende nieuwe medewerkers) en stuur het digitaal op vóór de eerste werkdag. Je kan er van alles in kwijt, maar vul het vooral met praktische zaken (zoals een interne telefoonlijst. Wil je er meer algemene bedrijfsinformatie in kwijt, laat dan weten dat ze niet alles direct voor de eerste werkdag door hoeven te nemen. Zo geef je nieuwe medewerkers iets om zelf uit te zoeken, ook later in hun inwerkperiode.
Vermijd overdaad aan informatie
Aan de andere kant, pas ook op dat je niet een overdaad aan informatie stort op het bord van je nieuwe medewerker. Inwerken in een zorgorganisatie is vooral ook heel veel ervaren, dus hoe meer je nieuwe collega bezig is met in tekst duiken hoe minder hij of zij meekrijgt van de daadwerkelijke gang van zaken in de praktijk.
Maak het persoonlijk
De meest belangrijke factor in een goede inwerkperiode is misschien wel het scheppen van vertrouwen. Niet alleen vertrouwen tussen bestaand personeel en de nieuweling, maar ook tussen jou als leidinggevende van de nieuwe medewerker.
Ga dus lekker in gesprek met je nieuwe personeel en zorg ervoor dat je open staat voor de achtergrond en behoefte van hen. Je kan ook vertellen over je eigen ervaring binnen je organisatie om zo een band van gedeeld vertrouwen op te bouwen.
Balanceer leren en doen via ‘training on the job’
In het begin van het onboarding proces is de nieuwe werkomgeving uitdagend voor je nieuwe werknemers, het is daarom handig om de focus in het begin vooral op leren te leggen i.p.v. doen. Er is dan minder druk en stress voor je nieuwe werknemer en zo kan hij of zij goed ingewerkt worden omdat ze open kunnen staan voor input.
Om ‘training on the job’ makkelijker te maken voor jezelf (of andere managers) kan je een onboarding app gebruiken. Dan kan je alle bekende stappen voor onboarding binnen je (zorg)organisatie definiëren en geef je nieuwe medewerkers een leidraad om aan de slag te gaan.
Vraag naar feedback
Je organisatie verandert door de tijd heen, met nieuw personeel, teams en het werk wat gedaan wordt. Het is dus ook logisch dat elke nieuwe collega net weer wat andere dingen voor zijn of haar neus krijgt. Om je onboardingsproces up-to-date te houden kun je je nieuwe medewerker vragen naar feedback. Dit helpt niet alleen voor het inwerken van die nieuwe collega, maar ook voor het behouden van relevant inwerkproces voor volgende werknemers.
Gebruik een app speciaal voor onboarden van je nieuwe zorgmedewerker
.png)
Nieuwe mensen aannemen is altijd spannend maar met goede begeleiding, het helder maken van dagelijkse werkzaamheden en duidelijkheid rondom de doelen van het inwerkproces kom je al een heel eind. Heb je dan ook nog eens beschikking over een app speciaal ontworpen voor (o.m.) hulp bij onboarding van zorgmedewerkers, dan is dat mooi meegenomen!
We hebben een pagina speciaal voor managers in de zorg die meer willen weten over hoe onze app te gebruiken is voor het onboarden van zorgpersoneel.
